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Una copia certificada es una versión duplicada de un documento original, verificada por una persona autorizada . Este proceso de verificación confirma que la copia es una representación fiel del original, lo que la convierte en un sustituto legalmente aceptable en diversos contextos oficiales y legales.

Procedimiento para la solicitud de copias certificadas:

• El solicitante deberá presentar su petición de manera presencial o enviarla al correo electrónico archivo@utn.edu.ec.
• El interesado (o la persona autorizada) deberá presentar su documento original de identificación.
• En caso de delegar el trámite a un tercero, el solicitante deberá autorizarlo mediante un correo electrónico enviado a archivo@utn.edu.ec.
• El solicitante deberá completar el formulario de solicitud de copias certificadas.
• El personal responsable del Archivo General proporcionará la documentación solicitada una vez cumplidos los requisitos previos.
• El solicitante podrá realizar copias de los documentos requeridos.
• Una vez devuelto los documentos, serán reintegrados a la ubicación topográfica correspondiente en el Archivo General.
• El solicitante debe llevar los documentos para que sean debidamente certificados por el Secretario General.
• Finalmente, el solicitante podrá retirar los documentos debidamente certificados.

Es un proceso y una manifestación del servicio de un Archivo que consiste en la entrega temporal de un documento a su unidad productora o a otra unidad autorizada, previa solicitud del mismo.

Procedimiento para préstamo documental:

• El solicitante deberá acudir de manera presencial al Archivo General y solicitar el préstamo de expedientes transferidos para su consulta.
• Deberá completar el formulario correspondiente para acceder al préstamo documental.
• El plazo de préstamo se determinará según la necesidad del solicitante y el tipo de expediente requerido.
• Si el expediente no es devuelto en el plazo acordado, el responsable del Archivo General notificará por escrito al titular de la unidad solicitante exigiendo su devolución inmediata.
• Al finalizar el plazo, el solicitante deberá devolver el expediente en las mismas condiciones en las que lo recibió.
• El responsable del Archivo General verificará la integridad del expediente y registrará su devolución en el formulario de préstamo documental.
• Una vez verificado, el expediente será reintegrado a la ubicación topográfica correspondiente en el Archivo General.