La Secretaría General emitirá copias certificadas de todos los documentos archivados o de las bases de datos, exclusivamente a solicitantes que sean graduados en la institución.

• El solicitante deberá acercarse de manera presencial a realizar la petición.
• El interesado (o la persona autorizada) deberá presentar su documento original de identificación.
• El solicitante puede autorizar a una tercera persona mediante un correo electrónico enviado a archivo@utn.edu.ec, para que esta realice el trámite en su nombre.
• Registro en el formulario de copias certificadas, el solicitante debe completar el formulario.
• El personal responsable del Archivo General facilitará la documentación solicitada una vez completados los pasos previos.
• El solicitante puede sacar copias de los documentos requeridos.
• Una vez devuelto los documentos, serán reintegrados a la ubicación topográfica correspondiente en el Archivo General.
• El solicitante debe llevar los documentos para que sean debidamente certificados por el Secretario General.
• El solicitante podrá retirar los documentos certificados.